Elektronisches Urkundenarchiv
Scan-Lösungen für Ihr Notariat • sichere Archivierung von Urkunden
Die Bundesnotarkammer betreibt als Urkundenarchivbehörde das Elektronische Urkundenarchiv. Es besteht aus dem Urkundenverzeichnis, dem Verwahrungsverzeichnis und der elektronischen Urkundensammlung.
Am 1. Januar 2022 ist das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis gestartet. Damit erfolgt die Dokumentation rein elektronisch. Die Einführung des elektronischen Urkundenarchivs sorgt bei den Notariaten für eine zügige Digitalisierung. Es müssen gem. §55 Absatz 2 BeurkG alle notariellen Urkunden digitalisiert und für 100 Jahre elektronisch aufbewahrt werden. „Ab dem 1. Juli 2022 sind alle neu errichteten Urkunden verpflichtend einzuscannen und als elektronische Fassung der Urschrift in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren.“
Wir beraten Sie hinsichtlich der notwendigen Anforderungen und empfehlen Ihnen das passende Gerät für Ihr Notariat:
Um Ihre vorhandene Hardware auf die Anforderungen des Archivs aufzurüsten, sprechen wir gerne mit Ihnen über die Möglichkeiten zur Nachrüstung. Benötigen Sie einen neuen Dokumentenscanner begleiten wir Sie von der Auswahl bis zur Installation!
Multifunktionsdrucker mit Scanner für Notare müssen zwingend über die folgenden Eigenschaften verfügen:
-
Dokumenten Verarbeitung bis DIN A3 Format
- Farbscan-Funktion
- Scannen von Dokumenten mit einer mind. Auflösung von 300 dpi
- Möglichkeit zur Deaktivierung Bild-verändernder Algorithmen
-
Scanprodukt ist ein ISO-normkonformes
PDF/A-Dokument - kein Kompressionsverfahren („Symbol Coding“ kann zuverlässig deaktiviert werden)
- Betriebshandbuch vorhanden
Günstige & empfohlene Multifunktionsdrucker für Ihr Notariat: (Achtung, es sind für die Erfüllung der Voraussetzungen teilweise Zusatzoptionen erforderlich!)
Weitere Ausstattungen empfiehlt die Bundesnotarkammer dringend:
Sicherheitsmechanismen, die einen unberechtigten Zugriff auf die sensiblen Daten verhindern:
- automatischer Dokumenteneinzug (mind. 50 Blatt)
- Zugriff ist abgesichert durch eine PIN
- Möglichkeit der Abschaltung von nicht autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk
- Vor manipulativen Veränderungen der Firmware geschützt
- Das Gerät verfügt über keinen FireWire-Anschluss
-
Nicht-rekonstruierbare Löschen von Daten auf den internen
Datenträgern nach der Datenübertragung, nach dem Abschalten und bei
Außerbetriebnahme wird unterstützt - Das Gerät überträgt den Scan mit einer Transportverschlüsselung (z.B. SSL)
Unsere Geräte verfügen über weitere sicherheits- und qualitätsrelevante Eigenschaften, die von der Notarkammer empfohlen werden:
- Verschlüsselung der internen Datenträger
- Doppelblatteinzugskontrolle
- Protokollierung von Systemfehlern, Konfigurationsänderungen und fehlgeschlagenen Authentisierungs-Vorgängen
Unsere empfohlenen Multifunktionsgeräte mit Scanner erfüllen alle notwendigen, dringend empfohlenen sowie viele zweckmäßigen Eigenschaften für den reibungslosen Scanprozesses im Notariat.
Der Schwarzdruck der aufgeführten Multifunktionsdrucker erfüllen außerdem die Anforderungen an Dokumentenechtheit gemäß
§ 12 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare,
kurz DONot (ehem. § 29 DONot).
Um Urkunden möglichst effizient einscannen zu können, bieten unsere Multifunktionsgeräte inkl. Scanner auch folgende Merkmale:
- Das Gerät kann das Scanergebnis auf einer externen Ablage speichern (Scan-to-File-Funktionalität).
- Anwender können Scanprofile anlegen (vordefinierte Scaneinstellungen).
- doppelseitiges (Duplex) Scannen
- Der Scanvorgang dauert bei einem 20-seitigen farbigen Dokument maximal 60 Sek..
- automatische Leerseiten-Erkennung ist möglich
- fehlerhafte Scans werden automatisch erkannt
- Warnmeldung, wenn ein Dokument im Gerät vergessen wurde
- Wiederherstellen der letzten gültigen Konfiguration
- Der Notar kann Wartungsvereinbarungen bei Beschaffung der Hardware mit uns vereinbaren.
Weitere Informationen zum elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer:
Weitere Fragen und Antworten zum Urkundenarchiv und zur Aufbewahrung von notariellen Urkunden erhalten Sie hier: https://www.elektronisches-urkundenarchiv.de/faq
Das Praxishandbuch zur täglichen Nutzung sowohl für Mitarbeiter und Notar "Wegweiser durch die NotaktVV" soll ein Leitfaden bei der Umsetzung der neuen Prozesse sein. Er gibt Antworten auf Ihre Fragen, und unterstützt Sie bei der Umsetzung des Workflow in die digitale Welt.